Die Buschtrommeln in der Veränderung
„Es kommt etwas Neues…“ – keiner weiß es so recht was es ist und schon gar nicht, was es für Auswirkungen haben könnte. Vieles ist noch ungewiss und diese Rahmenbedingungen sorgen dann für Gerüchte und Mutmaßungen in der Kaffeeküche oder in der Raucherecke. Schreckensszenarien werden dann teilweise aufgebaut und es wird intensiv und oft auch emotional darüber philosophiert, wie unausgereift und fatal die bevorstehende Veränderung denn sei und dass sowieso nie die richtigen Personen gefragt würden, wenn es um Veränderung geht.
Es wabert und brodelt, die Gerüchte kochen hoch und mit der Verunsicherung werden die Ängste geschürt. Innere und äußere Widerstände werden größer, es bilden sich Allianzen und auf einmal wird aus einer vermeintlichen Mücke ein riesiger Elefant und all das nur, weil die Transparenz gefehlt hat und der Druck nicht aus dem Kessel gelassen wurde.
Was ist denn aber jetzt ein Sounding Board?
Im ursprünglichen Sinne ist es ein „Resonanzboden“, der die Schwingungen zu Tage fördert bzw. verstärkt. Bei einer Gitarre erzeugen die Saiten die Vibrationen, die dann durch den Gitarrenkorpus umgewandelt, verstärkt und in Töne verwandelt werden.
Zurück zu unserem Veränderungsprojekt: Das Projektteam haut in die Saiten (das Projekt ist aufgesetzt) und gibt dem Resonanzboden (den involvierten Personen) die Möglichkeit, die aktuellen Schwingungen (Bedenken und Unklarheiten) direkt weiterzuleiten. Dissonanzen im Gesamtgefüge, können durch das direkte Feedback sehr schnell erkannt werden. Durch die so geschaffene Transparenz werden Widerstände abgebaut und es wird die Basis gelegt für bessere Ergebnisse.
Warum ein Sounding Board?
Widerstände erkennen und abbauen
Schwachstellen identifizieren und ausräumen
Mitarbeiter involvieren und bestehendes Wissen nutzen
Feedback bekommen: Das Ohr am Puls der Organisation haben“
Projekte effektiver und effizienter gestalten
Was passiert am Sounding Board?
Das Sounding Board ist ein Kommunikations- und Feedbackinstrument, das Mitarbeitern die Möglichkeit gibt, sich aktiv und aus erster Hand über Veränderungsprozessen und deren Fortschritt zu informieren, sowie eigene Impulse und Fragen zu platzieren.
Hierfür findet - in regelmäßigen Abständen - zwischen dem Projektteam und interessierten Mitarbeitern und Kollegen, ein Informationsaustausch statt, der im Kern folgende Agenda-Punkte beinhaltet:
1. Ziel des Projekts/der Veränderung
- Wohin geht die Reise?
- Warum machen wir das?
- Was bedeutet dies für mich als Mitarbeiter?
- Was habe ich davon?
2. Neue Erkenntnisse/Ergebnisse seit dem letzten Mal
- Was wurde erreicht?
- Was haben wir gelernt?
3. Aktueller Stand des Projekts
- Wo stehen wir aktuell?
- Wo wollten wir stehen? (Plan/Ist)
4. Vorstellung der nächsten Schritte
- Wie geht es weiter?
- Was erwarten wir für das nächste Mal?
5. Klärung der offenen Fragen und Diskussion
- Welche Fragen gibt es?
- Welchen Input könnt ihr uns mitgeben?
- Was gibt es aus eurer Sicht zu beachten?
- Was könnt ihr uns noch mitgeben?
6. Abschluss
Welche Effekte werden erzielt?
Innerhalb dieses Austausches schaffen wir Klarheit (Projektziele aus erster Hand) und Transparenz (aktueller Status) inklusive der Möglichkeit Fragen zu stellen und Feedback zu äußern.
Wir schaffen eine Möglichkeit, dass Wissen aus dem Unternehmen in das Projekt und die Entscheidungen einfließt, das ansonsten vielleicht nicht geflossen wäre.
Widerstände werden in einer frühen Phase erkannt und können so einfacher ausgeräumt werden >>> „kurzer Dienstweg“.
Durch die Transparenz steigt das Vertrauen in das Projekt und in das Projektteam und aus dem Projekt „im stillen Kämmerlein“ wird ein gemeinsames Projekt, wodurch die spätere Einführung vereinfacht wird.
Aus einem „Monolog der (potenziellen) Projektgegner“ wird ein Dialog im Sinne des Projekterfolgs >>> Effektivität und Effizienz.
Was gibt es zu beachten?
Der Begriff "Sounding Board" lässt zwar auf eine Tafel oder eine Visualisierung schließen, aber dem ist nicht so: Eine regelmäßige Information der Kollegen ist - in ihrer einfachsten Form - auch auf der Tonspur oder via Präsentation in einem Besprechungszimmer möglich.
Mit einem physischen Board oder einer Infosäule wird jedoch die Wirksamkeit des Sounding Boards und auch der Stellenwert des Projekts, aus den folgenden Gründen, deutlich gesteigert:
Das Projekt ist dauerhaft präsent und Fortschritte können auch abseits des Austausches verfolgt werden.
Die Informationen sind visualisiert und Zwischenergebnisse sind vielleicht sogar physisch (z.B. als 3D-Modell) zugänglich.
Offene Fragen bzw. bereits beantwortete Fragen finden sich am Board wieder >>> Nichts wird unter den Teppich gekehrt!
Ein „Mitarbeiterbereich“ kann eingerichtet werden, um Fragen und Themen auch abseits des Austausches platzieren zu können. So wird dem Projektteam die Möglichkeit gegeben, unter Umständen auch komplexere Themen bis zum nächsten Austausch bereits zu klären.
Zu Risiken und Nebenwirkungen
Durch das Sounding Board mutiert das Team oder das Unternehmen nicht zu einer großen Kuscheloase. Innerhalb des Austausches kommt es auch zu kritischen Fragen, die beantwortet oder entschieden werden müssen. Dies kann unangenehm sein, aber es ist im Sinne des Projektes, auch potenzielle Knackpunkte offen auf den Tisch zu bringen – selbst wenn noch keine Lösung aus der Hosentasche gezaubert werden kann.
Probleme werden am einfachsten gelöst, wenn sie noch klein sind, und deshalb ist der Austausch untereinander von entscheidender Bedeutung.
Wichtiger Hinweis: Es muss nicht für alle Eventualitäten ein Backup-Plan vorhanden sein (Stichwort: Eintrittswahrscheinlichkeit). Es ist in der Regel besser mit 90% schnell Erfahrungen zu sammeln und nachzuschärfen, als die 100% eierlegende Wollmilchsau in der Theorie zu planen und zu planen und zu planen, ohne je fertig zu werden.
Erfolgsfaktoren des Sounding Boards
Durch die regelmäßige und strukturierte Information und Integration der Beteiligten wird eine durchgängige Transparenz und Klarheit in der Veränderung geschaffen. Kritische Töne und Widerstand finden Gehör und dienen als Diskussionsgrundlage im Sinne des Projektergebnisses.
Die Haltung, wie wir kritischen Stimmen als Projektteam begegnen, ist entscheidend für die Akzeptanz der Veränderung. Kritik ist meist eine Schutzfunktion, um eventuelle negative Konsequenzen (Überlastung, Fehler, Reputationsverlust, …) zu vermeiden und besitzt eine Daseinsberechtigung. Prüfen Sie diese als Projektteam und entscheiden sie basierend auf der aktuellen Informationslage.
Das Sounding Board ist das Fenster in die Organisation: Richtig eingesetzt beschleunigt es die Veränderungsprozesse und erhöht die Ergebnisqualität.